Как можно написать отчет. Классификация отчётов о проделанной работе. Кому это нужно

Каждый из нас множество раз в своей жизни сталкивается с написанием и оформлением различной документации. К этой документации также относится отчет, который могут потребовать как от студента по учебе, так и от работника на месте его профессиональной деятельности. Поэтому каждому важно знать, как написать отчет правильно и оформить его. Написание отчетов – тема довольно широкая, включает в себя множество нюансов, ведь отчеты бывают разными по форме и содержанию. Мы ограничимся наиболее популярными случаями, расскажем о том, как составить отчет по учебе и по работе, а также выделим основные требования к любого рода отчетам.

Общие правила написания отчетов

Как составить отчет правильно? Любой отчет должен обязательно соответствовать следующим критериям:

Краткость. В отчете необходимо четко и лаконично изложить всю необходимую информацию, прибегая к простому деловому языку.
Отчет должен начинаться с правильно оформленного титульного листа (обязателен для больших отчетов).
Если все же необходимо написать большой отчет, то нужно также оформить оглавление и на одном дополнительном листе указать главные мысли и идеи отчета.
Четкая структура. Отчет должен быть логично построен. В его начале необходимо ввести в курс дела, указав все необходимые данные, в середине – основные мысли отчета, в конце – выводы.
Предложения в отчете должны быть короткими и правильно построенными, не должно быть огромных абзацев. Приветствуется использование заголовков и подзаголовков. Отчет должен быть читабельным.
Для раскрытия темы, если это необходимо, оформляйте приложения к отчету: диаграммы, рисунки, схемы, таблицы.
Отчет лучше всего преподносить в специальной папке.

Отчет по работе

Нередко от работников руководители и директора требуют специальных отчетов по проделанной работе. Как писать отчет в этом случае? Руководствуйтесь той формой написания и оформления отчетов, которая принята в вашей фирме, также Вам подойдут все вышеописанные советы. Кроме того, для рабочего отчета можно выделить и такие рекомендации:

Отчет необязательно оформлять на бланке, если он будет сопровождаться письмом или пояснительной запиской.

Если отчет о работе за определенный период передается начальнику, то сопроводительное письмо в этом случае не требуется.

Командировочный отчет необходимо сдавать вместе со всем пакетом необходимых документов.

Отчет следует писать на стандартных листах (А4) и оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Для большого отчета необходимо оформить титульный лист, для маленького заголовок отчета можно указать в верху на первом листе. Сначала надо указать слово «Отчет», затем – его тему и срок, за который дается отчетность.

Рабочий отчет начинают с введения, в котором описывают проблему, задачи и цели проведенной работы. Если же отчет представляет собой стандартный документ с установленной периодичностью (например, ежеквартальная или ежемесячная периодичность), то вводная часть не нужна.

Как оформить отчет в его основной части? Здесь необходимо перечислить и раскрыть все те виды работ, которые вы выполнили, при этом надо указать сроки выполнения каждой конкретной задачи. Если есть, то следует указать трудности в ходе выполнения работы или причины, по которым работа не была выполнена должным образом, объяснить, почему так произошло.

В конце отчета идет заключение, в котором надо указать выводы и оценить эффективность проделанной работы в соответствии с поставленными задачами.

Рабочий отчет – это не просто бумажка, это важный документ, который может серьезно повлиять на Вашу карьеру, поэтому отнеситесь со всей серьезностью к его написанию и оформлению.

Отчет по учебе

Еще один вид отчетов – это студенческие отчеты, самый популярный среди них – это отчет по практике, поэтому поговорим о том, как его правильно написать.

Отчет по практике – это важный документ, подтверждающий успешное прохождение студентом практики. От этого отчета будет зависеть итоговая оценка за практику, которая пойдет в диплом, поэтому необходимо серьезно отнестись к его написанию и оформлению.

Как писать отчет по практике, с чего его начать? В отчете по практике нужно обязательно правильно оформить титульный лист. Наверняка в Вашем учебном заведении имеются шаблоны оформления титульных листов, Вы можете воспользоваться наиболее подходящим из них и оформить свой титульный лист на его примере. На титульном листе должны быть указаны Ваши фамилия, имя и отчество, предприятие, на котором Вы проходили практику, и период практики (с какого по какое число).

Отчет по практике начинается с описания предприятия, где Вы работали. Укажите основные необходимые данные – как называется предприятие, чем оно занимается, каковы его основные характеристики (как давно существует, насколько большая фирма и т.д.).

Если практика была полностью ознакомительной и Вы не принимали активного участия в работе, то достаточно будет указать основную информацию о предприятии. Иначе дело обстоит с производственной практикой – большая часть отчета должна содержать сведения о Вашей практической деятельности и о ее результатах.

Далее стоит указать цели и задачи (это пойдет Вам на пользу). Цель – это то, чего Вы хотите добиться от практики, опишите цель конкретно и точно, можно указать разные цели. Например, получить новые знания, связанные с профессией, закрепить и научиться применять теоретические знания на практике и т.д. Задачи – это пути достижения целей. Например, систематическое посещение предприятия, на котором студент проходит практику, и внимательное изучение его работы; беседы на профессиональные темы с работниками предприятия; выполнение различных видов работ по заданиям начальника и т.д.

Следующий важный и основной момент, который следует описать развернуто, - это все виды деятельности, которыми Вы занимались на практике. Многие преподаватели советуют своим студентам вписывать в отчет всю свою деятельность, даже если это был совсем короткий звонок клиенту или очень легкое поручение по работе. Одна из наиболее удобных форм написания этой части отчета такова: сначала – полная дата (отмечайте по порядку все дни практики), затем – чем занимался студент в каждый день практики, и после – микровывод (чему научился, какой опыт студент приобрел). Можно не делать вывод из каждой записи, а оформить его в конце, вписав туда всю необходимую информацию. Ваша главная цель в этой части работы – полностью и грамотно рассказать о том, чем Вы занимались на практике, какая у Вас была работа. Также можно отметить трудности, с которыми Вы столкнулись, и указать возможные причины их появления или сделать акцент на том, что больше всего понравилось на практике, объяснить, почему.

Заключительная часть отчета по студенческой практике – это вывод, заключение. Именно по выводам в отчете преподаватели будут судить, насколько хорошо Вы овладели профессией, чему смогли научиться, насколько Вы смогли применить свои знания на практике. Уделите особое внимание оформлению выводов. Четко и по порядку (можно списком) изложить все то новое, что Вы узнали и освоили на практике. В любом случае, пишите честно, не нужно придумывать того, чего нет, искусственность опытный преподаватель заметит. Пусть это будет простой и честный рассказ, но детальный и подробный.

Что касается оформления отчета, то оно должно соответствовать нормам и стандартам. Каким именно, Вы можете поинтересоваться на своем факультете, Вам наверняка расскажут. Ну а в целом, шрифт должен быть простым (Times New Roman), размер – 12 пунктов, междустрочный интервал – 1,5. Приветствуется четкое разделение на части, главы, параграфы и списки, если необходимо. Отчет должен быть читабельным и содержательным.

Теперь Вы знаете, как написать отчет по работе или по учебной практике. Мы изложили все основные требования, предъявляемые к такого рода отчетам, надеемся, что наши советы помогут Вам.

Образец такого документа приведём ниже. “Кому: начальнику планового отдела Иванову П. М. От кого: экономиста 1 категории планового отдела Петрова Ю. Р. Вид документа: отчет о проделанной работе за период с 15.02.16 по 19.02.16 г. Было выполнено следующее:

осуществлены хронометражи рабочего времени производственного цеха;
внесены в рабочую программу результаты хронометражей;
рассчитаны новые нормы времени;
составлены ответы на запросы инспекций по охране труда, а также нескольких клиентов;
принято участие в конференции по вопросам повышения эффективности труда на предприятии.

Дата составления: 19.02.16 г. Подпись: Петров Ю. Р.” Если работник составит отчет о проделанной работе подобным образом, то руководство будет считать, что он недостаточно загружен.

Отчет о проделанной работе: образец

Указать следует все виды ресурсов, а именно: время (сколько времени у вас ушло на заданную работу), люди (к помощи скольких сотрудников пришлось прибегнуть), финансы (уложились ли вы в запланированный для проекта бюджет). Далее следует кратко, но четко описать способы и методы, которые использовались вами при выполнении работы.
3 Когда отчет будет готов, внимательно перечитайте его на предмет выявления возможных недочетов. Посмотрите, возможно, отчет будет более наглядным, если проиллюстрировать его таблицами, графиками или диаграммами.

Не поленитесь потратить время на составление таблиц, приложите их к отчету. Руководство оценит такой скрупулезный подход к работе.

Если отчет того требует, обязательно подшейте к нему нужные документы. Это может быть финансовый отчет о командировке, договор с поставщиком или клиентом, в общем, все то, что демонстрирует проведенную вами работу.

Примеры отчетов о проделанной работе. как составить отчет

Цель поездки и те задания, которые должны быть выполнены в ее ходе, необходимо описать таким образом, чтобы при последующих проверках, ни у кого не возникло никаких сомнений в необходимости и производственном характере командировки. Служебное задание составляет и подписывает начальник подразделения, а утверждает руководитель предприятия.

Вторая часть формы №Т-10а разбита на две графы. В первой перечислено содержание задания (цели) командировки, во второй – краткий отчет о выполнения задания. В том случае, если проблем никаких не возникало, то достаточно после каждого пункта написать слово «Выполнено» и после слов «Работник» указать свою фамилию, инициалы, поставить дату.

Как составить отчёт о проделанной работе в первый раз

Когда ваш документ достаточно объемный, отдельно составьте оглавление – так в вашем отчете будет легче ориентироваться. Может быть и такой вариант отчета: Ф.И.О. Должность Подразделение Основные достижения за прошедший период:

в профессиональной деятельности;
в плане личностного развития.

Что не удалось выполнить и по какой причине.Потребность в дополнительном обучении.Предложения по улучшению организации Вашей работы.Желаемые области ответственности и развития карьеры.Подпись Дата Умение составлять толковый отчет о проделанной работе поможет вам представить конкретные доказательства того, что вы трудитесь на совесть, справляетесь со своими обязанностями.

Отчет о проделанной работе: образец и пошаговая инструкция составления

В том случае, если недельные итоги в организации не проводятся, но вас обязали сформировать отчет о проделанной работе за год, не стоит паниковать и биться в истерике. Вся информация есть вокруг вас: посмотрите историю сообщений в журналах регистрации документов или в электронной почте, откройте папку с вашими отчётами, изучите командировочные листы.

Важно

Всё это поможет вспомнить те подвиги, которые были вами совершены на протяжении рабочего года. Подведём итоги Выше мы привели некоторые примеры того, как написать отчет о проделанной работе.

Главное − это изложить выполненные операции с указанием количественных характеристик (столько-то раз или такое-то число штук и т. п.). Таким образом, вы поставите руководство в известность о том, сколько именно работы вам удалось выполнить.

Нельзя забывать в начале отчёта указать перечень конкретных задач, которые вам довели для исполнения.

Как правильно написать отчет о проделанной работе?

Наоборот, начальник оценит вашу способность излагать мысли в сжатой форме, четко и грамотно. 6 Дополните основную часть отчета приложениями, подтверждающими описанные вами факты. Это могут быть счета и другие бухгалтерские документы, копии благодарственных писем, публикации о мероприятии в периодических изданиях и т.д.

Внимание

Завершите отчет разделом «Заключение». Здесь вы сформулируете те выводы и предложения, которые возникли после завершения работы и могут быть полезны для организации в будущем. 8 Напечатайте отчет на листах формата А4. Не используйте вычурные шрифты и размер символов ниже 12.

Пронумеруйте страницы. При большом объеме отчета напечатайте на отдельном листе оглавление, которое поможет быстрее сориентироваться в тексте. Оформите титульный лист и поместите отчет в папку. Видео по теме Отчеты, которые нам приходится писать на работе, бывают разными.

Главбух должен ежедневно отчитываться о проделанной работе

Этот документ позволяет оценить качество и скорость выполнения задачи сотрудником. Отчетные документы всех работников дают возможность составить общую картину работы компании и облегчают тактическое и стратегическое планирование. Отчет нужен самому работнику. Во-первых, грамотно составленный итоговый документ помогает выгодно представить руководству результаты своего труда. Во-вторых, отчет - полезный инструмент самоконтроля.
В конце отчетного периода вы видите свои успехи и неудачи. Это укажет вам направления, по которым нужно развиваться.

Все об отчетах читайте в электронном журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера» Что писать в отчете о проделанной работе Единого стандартного образца отчета о проделанной работе не существует. Документ составляется в свободной форме. Она зависит от характера выполненных задач.

Как составить отчет о проделанной работе бухгалтера

Трудовой процесс состоит из постановки задач руководителем и их выполнения сотрудником компании. Время от времени каждый работник составляет отчет о проделанной работе.

Периодичность зависит от внутренних правил предприятия, также как и форма. Не стоит недооценивать значимость этого документа для руководства.

В этой статье мы рассмотрим то, как правильно оформить отчет о проделанной работе, образец заполнения документа и некоторые советы по его составлению. Почему нужно уметь правильно отчитаться о работе Рабочий процесс можно представить в виде сложного механизма, в котором каждый сотрудник компании является шестерёнкой.
В этом примере руководитель организации выступает инженером, который обязан следить, чтобы все механизмы работали слаженно и как можно быстрее.

Как написать отчет о проделанной работе бухгалтера

Иногда при составлении бухгалтерского отчёта, к нему требуется наличие пояснительной записки. Она обычно не велика по объёму и в ней поясняются некоторые цифры.

Например, почему какие-то показатели снизились, чем вызван рост других показателей, какова общая тенденции к росту и развитию, согласно цифрам отчёта. Классификация отчётов о проделанной работе Отчёты классифицируются по двум признакам

По времени периода отчётности: ежедневные, еженедельные, ежемесячные, квартальные, полугодовые, годовые.
По составу и объёму: отчёт о проделанной работе одного подразделения организации и отчёт о работе всей организации.

Составление ежедневного или еженедельного отчёта о проделанной работе редко вызывает затруднения.

Обычно, они состоят из нескольких цифровых показателей, отражающих основную деятельность организации.

Как правильно составить отчет о проделанной работе бухгалтера

Инструкция 1 Тщательно отбирайте резюме перед собеседованием. Не стоит тратить время на людей, которые не отвечают всем вашим требованиям. Учитывайте следующие данные о соискателе: возраст, наличие детей, образование, опыт работы, готовность к командировкам (если вакансия подразумевает их), знание ПК и прочее. Сразу отсеивайте тех, кто вам не подходит даже по одному пункту. 2 Пригласите подходящих претендентов на собеседование. Обратите внимание на пунктуальность кандидатов. Если человек задерживается, есть вероятность, что он будет постоянно опаздывать на работу.

Конечно, такие сотрудники не нужны. 3 Посмотрите, как выглядит соискатель. Не стоит брать на работу людей, которые выглядят вульгарно или неопрятно.

Это очень важно для всего коллектива. Из-за неприятного коллеги могут уволиться ценные сотрудники. 4 Посмотрите, насколько человек подходит по внешним параметрам.

Как правильно составить отчет о проделанной работе бухгалтера образец

Немаловажной частью является и завершение отчёта. Обязательно напишите то, что хотите реализовать на работе в ближайшее время. Этим вы покажете, что смотрите шире, чем только на область своих непосредственных обязанностей и функций, которые необходимо выполнять согласно должностной инструкции. Можете также рассмотреть пример, указанный выше. Для того чтобы было легче составлять такие отчёты, можете в блокнотике либо электронном документе ежедневно записывать проделанную работу. На эту мелочь вы потратите всего лишь 3-5 минут в день. Это не так уж много. Однако за счёт таких записей вы в дальнейшем без проблем сможете создать отчёт о своей работе за любой период.

05.04.2016

Повышение эффективности отдела продаж за 50 дней Рязанцев Алексей

Пакет шаблонов по отчетам

1. Отчет по активности

В отчете по активности количественно измеряются действия, которые менеджеры совершили за день, а также итоги дня. В таблицу заносятся:

Месяц, дата и день;

Опоздание, в минутах;

Количество новых холодных звонков;

Количество выходов на лиц, принимающих решения (ЛПР);

Количество отправленных коммерческих предложений (КП);

Количество повторных звонков;

Количество результативных звонков;

Количество назначенных встреч;

Количество проведенных встреч;

Количество выставленных счетов;

Сумма оплат, в руб.;

Ставится отметка о том, что журнал звонков (на следующий день) заполнен и отправлен руководителю отдела продаж РОП (табл. 5.2).

Это один из мощнейших инструментов в отделе продаж. Внедрив его, вы сможете поддерживать производительность труда, так как со временем менеджеры начинают совершать меньше целевых действий. Кроме того, вы сможете контролировать, какое количество действий выполняют менеджеры, и видеть, как меняются конверсия и суммы оплат.

Время заполнения отчета: 10 минут.

2. Рабочий журнал

Рабочий журнал – один из основных рабочих инструментов менеджера по продажам. Он подготавливается в конце рабочего дня на следующий день. В него заносятся контакты для касаний. В конце рабочего дня заполненный рабочий журнал сдается руководителю отдела продаж по электронной почте – если не настроена система общего пользования документами или CRM.

Какие данные заносятся в рабочий журнал.

Организация.

Имя ЛПР.

Телефон и e-mail.

Результат звонка.

Источник сбора контактов (чтобы менеджеры не выбирали самостоятельно некачественные базы) (табл. 5.3).

Таблица 5.2. Журнал звонков

Таблица 5.3. Пример рабочего журнала

Этот инструмент помогает с утра быстро включиться в работу и выполнить звонки блоком за два-три часа, а не искать в Интернете контакты организаций по одному. Средняя скорость менеджера в таком случае будет пять-шесть контактов в час. А имея рабочий журнал, люди приходят на работу и могут сразу же позвонить по готовым контактам.

Если список не сделан с вечера, можете быть уверены, что этому важному процессу менеджер легко посвятит всю первую половину дня.

3. Чек-лист «Расписание дня» (табл. 5.4, 5.5)

Таблица 5.4. Чек-лист для менеджера по продажам

Важно, чтобы работа в отделе была построена блоками: один блок – два-три часа, в рамках которого выполняется один вид работы (преимущественно). Отключите своим менеджерам многозадачность – и сможете увеличить их продуктивность минимум в два с половиной раза. Не верите? Назначьте тестовый месяц и убедитесь сами.

Ученые доказали, что нашему мозгу нужно около 30 минут, чтобы выйти на пик продуктивности и войти в состояние потока. А чтобы из него выйти, хватает мелкого переключения на другое дело, даже на 30 секунд. Это важно понимать. Поэтому нельзя давать менеджерам возможность звонить весь день. У них должен быть блок звонков. Так и с остальными задачами.

Второй плюс здесь – психологический аспект: когда вы ставите себе ограничение по времени на задачу, выполняете ее гораздо быстрее, чем если бы у вас была уйма времени на реализацию.

4. База по дожиму теплых клиентов

База по дожиму клиентов необходима для того, чтобы не потерять потенциальных клиентов, которые связывались с вами, – им выслали коммерческое предложение, может быть, провели встречи, но до продажи дело не дошло. Наша статистика говорит о том, что на данном этапе отваливается 20–30 % сделок – лишь потому, что о клиентах просто забыли, надеясь на то, что если они определятся, позвонят сами. Должна вестись работа со всеми теплыми клиентами, быть определены даты следующих звонков и дожима до сделки (табл. 5.6).

После заполнения базы менеджер вносит расписание в свой календарь и ставит напоминание на телефоне. Или заполняет свой календарь Google и ставит в нем напоминание по СМС. Очень удобно.

5. Отчет о встрече

Отчет о встрече сотрудники заполняют после ее проведения. В нем фиксируются предмет встречи, основные договоренности и даты следующего касания.

Отчет важен, потому что благодаря ему руководство может контролировать фактически проведенные встречи и их результативность.

Таблица 5.5. Чек-лист для руководителя отдела продаж

Таблица 5.6. База по дожиму продаж

Часто встречается проблема, когда менеджеры ставят себе встречи, а сами ездят по своим делам.

Отчет о встрече менеджера по продажам

Дата _______________ Ф. И. О. менеджера _________________

Наименование компании ________________________________

Контактное лицо _______________________________________

Примечания менеджера:

Результат встречи:

Дальнейшие действия:

Дальнейшие действия со стороны клиента:

6. Отчетность руководителя отдела продаж

Отчет по результатам отдела продаж заполняет руководитель отдела и тем самым дает возможность директору предприятия контролировать показатели продаж по отделу в целом и результаты каждого менеджера (табл. 5.7, 5.8).

Вы можете добавить любые другие показатели, например количество и объем допродаж, объем продаж партнерских товаров и т. п.

Таблица 5.7. Отчет отдела продаж

Таблица 5.8. Отчет по продажам конкретного менеджера

7. Аудит клиентской базы

Аудит клиентской базы руководитель отдела продаж проводит один раз в месяц/квартал. По итогам аудита он заполняет таблицу-отчет (табл. 5.9).

Таблица 5.9. Аудит клиентской базы (по ABC-сегментации)

8. Отчетность торгового представителя (мерчандайзера)

Используется для контроля на объезде торговых точек, подведомственных торговому представителю (табл. 5.10).

Таблица 5.10. Ежедневный отчет торгового представителя

9. База ключевых клиентов

Важно, чтобы менеджеры вели базу ключевых клиентов. Потому что с ними нужно поддерживать коммуникацию совершенно другого качества. На этой части вашей базы держится бизнес, и очень важно наладить в ней системные касания.

Из книги Психологические приемы управленца автора Либерман Дэвид Дж

Стратегия 3: небольшой пакет советов Иногда хамство маскируется, принимая вид маленького пакета непрошеных советов. Все мы время от времени получаем такие советы. Просто от души поблагодарите такого советчика за его проницательность и спокойно продолжайте свое дело,

Из книги Конкретный PR – 2 автора Масленников Роман Михайлович

PR-пакет «диетический» – «заморит червячка» PR-пакет малой степени интенсивности делается для того, чтобы показать, в чем может заключатся работа PR-агентства. Зачастую он носит презентативный характер или, в крайнем случае, контракты по нему могут заключаться разве что

Из книги Продающие тексты. Как превратить читателя в покупателя автора Бернадский Сергей

PR-пакет «средний» – удовлетворит голод Данный PR-пакет берут те, кто хочет хорошего продвижения, но пока не решается или боится платить «по полной»; или же те, кому удалось договориться о снижении ставки «Лучшего PR-абонемента» за вычетом небольшой порции услуг.В общем в

Из книги Практический PR. Как стать хорошим PR-менеджером. Версия 3.0 автора Мамонтов Андрей Анатольевич

Из книги Dream Team. Как создать команду мечты автора Синякин Олег

Пакет для прессы Пресс-папка Пресс-папка – это набор PR-текстов, который вы будете использовать на мероприятиях вашей компании или вручать при знакомстве с новым журналистом. В идеале она должна состоять из следующих документов: бэкграунд, или история

Из книги Переговоры о зарплате. Торг уместен! автора Поро Даниель

Отчетам быть. Но всё по-другому! Еще одним поворотным событием в организации стало введение консолидированного отчета о продажах, который теперь обнародовался ежедневно, и всем сразу стало видно, какова текущая ситуация. До этого ключевым был отчет, показывающий

Из книги Управление проектами для "чайников" автора Портни Стэнли И.

Компенсационный пакет Иметь хорошее представление о природе и структуре оплаты труда столь же важно, как и узнать «формулу работы» перед тем, как обсуждать зарплату с интервьюером. Зарплата является всего лишь одной из частей компенсационного пакета. Так же как четыре

Из книги Спиральная динамика [Управляя ценностями, лидерством и изменениями в XXI веке] автора Бек Дон

Применение шаблонов Шаблоном структурной схемы работ называется ранее разработанная схема подобного проекта, структура и работы которого аналогичны вашему. Использование предыдущего опытаШаблон структурной схемы работ создается на основе накопленного опыта в

Из книги Покажите мне деньги! [Полное руководство по управлению бизнесом для предпринимателя-лидера] автора Рэмси Дэйв

Из книги Бизнес-план на 100%. Стратегия и тактика эффективного бизнеса автора Абрамс Ронда

Из книги 100 бизнес-технологий: как поднять компанию на новый уровень автора Черепанов Роман

Из книги Лояльность персонала автора Овчинникова Оксана

Из книги Как качественно оценить человека. Настольная книга менеджера по персоналу автора Тибилова Т. М.

6. Социальный пакет и другие емкости В какой-то момент наступает время обсуждения социального пакета и того, каким он должен быть. Иногда его наполнение влияет на сотрудников совершенно неожиданно, не так, как мы ожидали. Разбираясь с функцией, которую несет социальный

Из книги автора

2.4.1. Манипулятивный «пакет» руководителя Что такое манипуляция? Это скрытое влияние на человека или группу лиц с целью добиться своего. Например, провести в жизни какое-либо решение, зачастую непопулярное. Манипуляцию можно определить как скрытое управление с

Из книги автора

2.4.3. Социальный пакет и лояльность персонала Социальный пакет в отличие от административных взысканий, напротив, относится к «пряникам». В принципе важно даже не содержимое пакета (оплачиваемый отпуск, декрет и т. д.), а сам факт того, что он, социальный пакет, существует.

Из книги автора

Мотивационный пакет Узнайте размеры минимальной, максимальной и оптимальной зарплаты, которую готова предоставить компания. Выясните, какова структура заработной платы, есть ли бонусы и каковы условия их получения, действуют ли штрафные санкции, предполагаются ли

Сегодня абсолютно не редки ситуации, когда работодатели требуют от своих подчиненных предоставить отчет о работе сотрудника. При этом по большей части неважно, какая именно работа была проделана, какую должность занимает сотрудник и как долго он работает на этом месте работы. Работодатели даже не закрепляют за собой это право во внутреннем документообороте, но в то же время сотрудники обязаны безоговорочно выполнять это правило, составляя месячные, квартальные и годовые формы отчетов в зависимости от пожеланий начальства, не имея ни малейшего права на возражения. В этой статье мы предлагаем поговорить, для чего, собственно говоря, нужны такие отчеты, кто и на каких основаниях имеет право требовать их от своих подчиненных, и что в обязательном порядке должна содержать эта форма документа.

Зачем нужны отчеты?

Ни один из видов отчетов не может быть экономически необоснованным, ведь для их составления необходимо привлекать персонал, а это довольно существенная статья расходов для любого предприятия. В обязанности каждого руководителя структурного подразделения входит обоснование перед руководством следующих важных моментов:

численность сотрудников по штату;
фонд оплаты труда;
организационная структура;
функциональные обязанности сотрудников;
требования к соискателям на ту или иную должность.

Чтобы взять на работу в структурное подразделение нового сотрудника, необходимы веские основания и мотивированное предложение руководителя отдела, которое должно быть согласовано со стороны руководства. Только после соглашения последнего может быть открыта вакансия и начат поиск подходящего специалиста. Но даже после того, как работника официально оформят на работу, обоснование в его необходимости должно постоянно держаться на контроле. Такому сотруднику необходимо будет постоянно выполнять определенный объем работы, который предусмотрен той или иной должностью.

Важно. Для определения загруженности сотрудников и распределения работ на предприятиях должны рассчитываться нормы выработки. Эта обязанность должна возлагаться на финансистов или экономистов предприятия. Но на практике получается так, что эти специалисты всегда заняты более важными делами, а поэтому чисто физически не успевают контролировать распределение обязанностей.

По факту за загруженностью специалистов следят руководители подразделений и руководствуются они зачастую только своими визуальными наблюдениями, то есть следят, чтобы все специалисты были при деле. Кроме этого, получается так, что эти же руководители должны составлять планы, как работа в следующем отчетном периоде будет распределена среди подчиненных, а работник должен не только трудиться продуктивно, но еще и планировать свое собственное рабочее время.

Все эти планы рассматриваются сначала руководителем отдела, а потом передаются на согласование вышестоящему руководству в установленном на предприятии порядке. Если план будет утвержден, то в дальнейшем все сотрудники обязаны будут следовать его пунктам, а потом по факту отчитаться о проделанной работе. И вот на этом этапе и возникает необходимость в составлении отчета в соответствии с утвержденным ранее планом действий.

Таким образом, получаем, что отчет сотрудника необходим:

для обоснования затрат по выплате заработной платы сотрудников;
в качестве подтверждения о выполнении работ или оказании услуг сотрудниками предприятия для сторонних организаций-контрагентов, например по договорам аутсорсинга;
с целью создания порядка и соблюдения трудовой дисциплины на предприятии;
для установления, какие работы были выполнены тем или иным сотрудником (особенно это актуально в том случае, когда возникают спорные ситуации о ненадлежащем или неполноценном выполнении тех или иных должностных обязанностей).

В каких случаях отчет является обязательным?

Законодательством в обязательном порядке регламентирован только один вид отчетов о выполненной работе. И он касается случаев отправления сотрудников предприятия в командировки.

В остальных случаях сотрудники обязаны предоставлять отчеты о проделанном работе только в том случае, когда этот пункт прямым образом фигурирует в должностной инструкции специалиста, или прописан в трудовом договоре.

Кто может выступать в роли инициатора отчета?

Следующий вопрос: перед кем именно сотрудник должен отчитываться? Чтобы ответить на этот вопрос необходимо понимать, в подчинении кого именно находится сотрудник. Такая информация также должна значиться в должностной инструкции и в трудовом договоре. Соответственно с этим непосредственный начальник и может требовать от сотрудника составление отчета. При этом он имеет право требовать от своего подчиненного и любые другие виды предусмотренных отчетов, а не только о проделанной работе.

На основании отчета о выполненной работе может производиться расчет премий сотрудников, то есть финансовых поощрений работодателя за выполненную работу. Если отчет составляется именно по этой причине, тогда он обязательно должен содержать такие показатели:

выполнение плановых показателей;
выполнение сверхнормированных работ в рамках должностных обязанностей сотрудника;
выполнение особо важных или сверхсрочных работ и заданий, индивидуальных заданий со стороны начальника в соответствии с должностными обязанностями сотрудниками.

Важно. В то же время в отчете о выполненных работах также должна быть указана информация о невыполнении тех или иных заданий со стороны руководства сотрудником, с обязательным указанием причин, почему работа не была выполнена.

Отказ сотрудника от составления отчета

Иногда у руководителей возникает вопрос: что делать в такой ситуации, когда сотрудник отказывается составлять отчет? Можно ли его наказать за отказ? По поводу этого в Трудовом Кодексе есть статья, которая предусматривает ответственность сотрудников за невыполнение ими своих должностных обязанностей и привлечение их к дисциплинарному взысканию. Применить эту статью, как становиться понятным из описания, можно только в том случае, когда предоставление отчета является частью должностных обязанностей сотрудника, то есть об этом прописано в его должностной инструкции или в трудовом договоре.

За нарушение трудовых обязанностей работодатель имеет право применить такие виды дисциплинарного наказания: замечание или выговор. Мера взыскания применяется в зависимости от тяжести последствий проступка.

Но на практике имеет немного другую картину. Обычно работодатели не наказывают именно таким образом сотрудников, которые ослушались их приказа и не составили отчет к указанному времени или вовсе отказались от его составления. Как правило, работодателям важен даже не сам отчет, а послушание сотрудника в выполнении того или иного вида работы. И поэтому у сотрудников, которые проигнорировали отчет всплывают проблемы не с отчетом в частности, а с выполнением заданий вышестоящего руководства в целом. Поэтому работодателю намного проще применить дисциплинарное наказание не за отказ от работы с отчетом, а за ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей сотрудника.

Основные составляющие отчета

Отчет сотрудника должен содержать следующие обязательные пункты:

фамилию, имя, отчество;
должность;
отдел или подразделение;
виды выполненных работ (могут указываться как в количественном, так и в процентном соотношении, с отметкой о времени выполнения);
указание работ по плану или сверхплановых;
заказчик работы;
статус выполнения задания (выполнено, частично выполнено, не выполнено);
результат (с указанием документа или без него);
факт передачи результата;
другие сотрудники, которые были задействованы в выполнении работы;
соответствие фактических показателей плановым;
дата отчета и период, за который был выполнен отчет.

Все эти пункты можно назвать только условными, поскольку в каждом конкретном случае они могут быть изменены (добавлены новые параметры или скорректированы имеющиеся).

На некоторых предприятиях может быть разработана и внедрена система предоставления каждодневных отчетов сотрудников о выполненной ими работе. В этом случае имеет смысл применить краткую форму отчета, в которой будут указаны все самые основные факты о работе, и заполнение данного отчета не займет много времени у сотрудника.

Упрощенный вариант отчета может содержать следующие пункты:

фамилия, имя, отчество;
должность;
место работы;
выполненные работы по плану и сверхнормативно;
дата отчета и период, за который был составлен документ.

Важно. Все отчеты, которые составляются сотрудником, должны быть заверены им самим, а также вышестоящим руководителем.

Должен ли быть отчет установленной формы?

Общеустановленной формы отчета о проделанной сотрудником работы не существует. Причин для этого несколько:

в законодательстве не предусмотрены обязательства сотрудников по составлению таких форм отчетов;
на каждом предприятии есть свои особенности и нюансы, которые должны быть учтены при составлении отчетов (в том числе здесь может учитываться даже стиль владельцев или руководителей компании).

Поэтому получается, что установить единую для всех юридических лиц форму отчета не представляется возможным. Но в то же время, если на предприятии хорошо налажена система документооборота, и все документы заполняются и хранятся в строгом порядке, тогда есть смысл уделить внимание и этому отчету, и утвердить его стандартную форму конкретно для данного предприятия.

Сделать это можно несколькими способами:

в комплекте документов по предприятию в целом, если все сотрудники отчитываются о проделанной работе централизовано;
приказом по конкретному подразделению или отделу, если отчеты составляются только определенными категориями сотрудников.

Как должны храниться отчеты

Если отчет о работе сотрудника был составлен, то он должен храниться на предприятии, независимо от того, использовалась ли для его составления унифицированная форма или он был составлен произвольно. Другой вопрос: как долго он должен храниться на предприятии? Законодательство на эту тему молчит, опять же таки по причине, что оно не предусматривает обязательного заполнения отчетов со стороны сотрудников.

Зачастую руководство предприятия в своих действиях относительно хранения отчетов ориентируется на перечень архивных документов, согласно которому следует придерживаться следующих сроков хранения документов:

отчеты сотрудников о выполненной ими работе, кроме командировочных документов, должны храниться 1 год;
сводные отчеты отделов или подразделений о выполненной работе должны храниться 5 лет.

Личная информация:

Консультировал в области регулярного менеджмента более 70-ти компаний: от 10 до 9.000 человек (включая: холдинги, сети магазинов, фабрики, сервисные компании, строителей, государственных служащих, веб-агентства, интернет-магазины). Ученик Александра Фридмана.

Один из соавторов книги "Социальные технологии Таллиннской школы менеджеров. Опыт успешного использования в бизнесе, менеджменте и частной жизни": http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

генеральный директор

Точность - вежливость королей, но обязанность для их подданных

Людовик XVIII

кому: собственникам, топ-менеджерам

Как симуляция бурной деятельности может быть принята руководителем за результат работы

“Чем сегодня занимались мои подчинённые? Какие задачи ими были выполнены? Сколько времени на это ушло, и какие результаты достигнуты?” - такие волнующие мысли зачастую не дают покоя руководителю. Откуда бы им взяться?

С внешней стороны всё замечательно. Как только начальник входит в кабинет, все сразу при деле: светские беседы обрываются на полуслове, кто-то начинает лихорадочно печатать на компьютере, другие - деловито переносить бумаги из одного места в другое, третьи - незамедлительно звонить всем контрагентам подряд. Почему же такая благостная картина порождает “волнующие мысли”?

Дело в том, что опытный руководитель прекрасно понимает разницу между “фактами” и “мнением о фактах” . Но для того чтобы понять, чем занимались вверенные ему подчинённые, необходимо устраивать подробный устный расспрос, “чем”, “как”, “когда”, с “какими результатами” и “кто” занимался. На это уходит уйма времени как руководителя, так и сотрудника. Поэтому руководитель эту задачу решает по остаточному принципу. А кто спросит, пока он будет в отпуске или на больничном?

Об инструменте, который позволяет отделить “факты” от “мнения о фактах”, замерить результативность и производительность подчинённых, пойдёт речь в этой статье. Встречайте. Ежедневные рабочие отчёты в формализованном виде для каждого сотрудника.

Рабочие отчёты: описание технологии и выгоды

Технология рабочих отчётов проста, “как дважды два”. Каждый сотрудник по итогам своего рабочего дня должен предоставить отчёт с полным списком сделанных задач и затраченным на каждую из них временем вместе со ссылкой на результат работы.

Напоминаю, что рабочие отчёты являются частью более масштабной технологии - “Организация работы сотрудников с учётом рабочего времени по задачам с помощью планов и отчётов и их разбора со стороны руководителя”. Общая технология состоит из следующих элементов:

Ежедневное планирование для сотрудников: организация и требования к формату. Подробнее читайте в статье “ ” .
Анализ, оценка и корректировка планов сотрудников, обсуждение планов с руководителем. См. статью “ ”.
Ежедневные отчётность для сотрудников: организация и требования к формату. Об этом я и рассказываю в этой статье.
Анализ, оценка и выводы из отчётов сотрудников. Подробнее в “ ”.

Ключевые принципы рабочих отчётов

Сотрудники должны делать отчёт по своей работе ежедневно вне зависимости от своей квалификации, должности и ещё каких-либо факторов.
Отчёты должны отправляться строго в конце текущего дня (которому соответствует отчёт)
Отчёт должен быть предоставлен в электронном виде и сохранён, чтобы у руководителя была возможность его подробно разобрать.
Любой вышестоящий руководитель должен иметь возможность просмотреть отчёты всех своих подчинённых.
Отчёт должен быть настолько подробным, насколько это необходимо для возникновения прозрачности в выполненных работах без дополнительного обсуждения с сотрудником.
Руководитель оставляет за собой право разбирать отчёт, задавать вопросы по методам выполнения задач и оценивать качество и эффективность выполненной работы.

Выгоды от ежедневных отчётов для руководителей

100% прозрачность действий каждого сотрудника по итогам рабочего дня, недели, месяца и т.д. Теперь нет необходимости в устных опросах: “а что вы делали?”.
Возможность отложенной проверки деятельности сотрудника. Далеко не всегда есть возможность проверять всех и сразу. Теперь можно открыть рабочие отчёты и узнать, что сделал менеджер Иван Петров за прошедшие 2 недели в течение каждого рабочего дня.
Ощутимый рост производительности сотрудников, ибо теперь можно спрашивать за каждую “десятиминутку” 8-ми часового рабочего дня.
Значительная экономия времени как руководителя, так и подчинённого за счёт отсутствия многочасовых опросов, “кто и что делал”.
Быстрая возможность отсева слабых, не справляющихся и не трудолюбивых сотрудников среди вновь нанятых и вышедших на испытательный срок. Теперь их результаты - “как на ладони” по итогам каждого дня.
“Старожилам” компании расслабиться и почивать на лаврах тоже не удастся. Их рабочие отчёты расскажут за них всё сами.
Снижение уровня стресса руководителя из-за “невозможности провести проверку”, т.к. теперь можно оценивать результаты каждого сотрудника в удобное время.

Выгоды от ежедневных отчётов для подчинённых

Непрерывный процесс получения знаний и опыта от своего руководителя. Как следствие: резкое развитие как профессиональных, так и личностных навыков. Фактически руководитель становится учителем-наставником, с которым вы на регулярной основе думаете совместно: о новых и более эффективных способах решения задач; как дальше развить свои “точки роста” и усилить “слабые места”; о допущенных ошибках и предотвращении появления новых.
Привычка работать “профессионально”, что во все времена очень ценится на рынке труда: прокачиваются навыки планирования, тайм-менеджмента, степень ответственности за свои действия.
Возможность самостоятельной оценки своей эффективности. Сотрудник всегда может посмотреть собственный рабочий отчёт, проанализировать его и наметить шаги по своему дальнейшему развитию.
Более быстрый карьерный рост тех, кто трудолюбив и работает качественно. Понятная и прозрачная демонстрация результата руководителю. Теперь с ним нет необходимости регулярно пить пиво и париться в бане, чтобы рассказать о своих достижениях, - всё наглядно видно. Система отчётов в организации значительно снижает влияние мастеров подковёрных игр и “любимчиков”.

Требования к составу рабочего отчёта

Название выполненной задачи . Из него должно быть понятно, какая работа была выполнена. Например: “Оплатить счёт на покупку оргтехники для бухгалтерии”.
Достигнутый результат . (пример: "Счёт оплачен частично, т.к. у продавца не было в наличии двух сканеров"). Если результат НЕ достигнут, то рядом с информацией о возникновении и реакции на возникшую проблему/задачу должна быть информация, каким образом и когда эту проблему планируется решить, и как её избежать в будущем.Также необходимо указать, какие регламенты/стандарты требуют дополнений/изменений/создания, и сразу же поставить себе в план соответствующие задачи. В новых задачах должна быть ссылка на текущую в качестве базовой-источника.

Основной принцип: у каждой задачи должен быть результат. Там, где это возможно, результат должен быть в формализованном виде (например: если сотрудник проводит собеседование, то в качестве результата работы: список отобранных кандидатов и краткая информация о них + список тех, с кем он поговорил).
Если задача подразумевала работу с документами, файлами или другой информацией, необходимо поставить прямую ссылку на эти документы, либо на папку или место, где они хранятся.
Важно для руководителей! Во всех задачах, связанных с управлением (например: изучение планов и отчётов других сотрудников, контроль и т.д.), обязательно указывать краткие итоги: достижения, недостатки, тенденцию и т.д. Пример “Задача: Проанализировать отчёты сотрудника Ивана Петрова за 2 недели. Выводы: “Нет предложений по некоторым задачам на улучшение регламентов. Петров с выводами ознакомлен и взял на себя обязательства обратить внимание и формулировать свои предложения более подробно”.
При изучении каких-либо материалов, посещении конференций, встречах с партнёрами и т.д. должен быть составлен краткий конспект + поставлена ссылка на него в отчёте.

Время, затраченное на выполнение задачи . Рядом с каждым достижением в скобочках необходимо указать время, затраченное на выполнение задачи.

Если у исполнителя есть ощущение, что итоговое время, затраченное на выполнение задачи, может вызвать вопрос у руководителя, необходимо сразу пояснить, “почему затрачено так много времени”. (Пример: Задача: Выставление и отправка счёта Клиенту. Время: 1 час. Пояснение: На выставление счёта затрачен 1 час времени из-за необходимости 3 раза пересогласовывать формулировку с Клиентом по его инициативе )

Пример рабочего отчёта

На примере продемонстрирован список задач из отчёта, сделанного в Битрикс24 (система позволяет централизованно работать в рамках компании и учитывать время по задачам). При должной организации планирования и учёта рабочего времени по задачам, все отчёты будут формироваться автоматически.

Пример результата задачи

Дополнение к рабочему отчёту

В конце каждого рабочего отчёта необходимо поставить следующую фразу (DD - дата; MM - месяц; YY - год; HH:MM - формат часы + минуты).

Итого за DD.MM.YY:
1) Отработано в офисе: HH:MM
2) Отработано из дома: HH:MM
3) Итого отработано: HH:MM
4) Больничный: HH:MM
5) Часы за свой счёт: HH:MM

Правила для дополнения к отчёту (на примере моей компании)

В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Больничный” может превышать 8 часов, только если больничный равен нулю).
В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Часы за свой счет” в сумме должны давать 8 часов, не больше.
Например, отпросился на 01:19, обед сократил до 00:25 вместо 01:00, рабочее время под конец дня составило - 07:19. В "Часы за свой счет" писать "00:41" плюс комментарий: отпросился на 01:19, обед 00:25 вместо 01:00 (т.е. фиксировать все отклонения от стандартов рабочего времени).
Время, проведённое в командировке, или поездка по рабочим вопросам считается также в строке “Отработано в офисе”.
В строке, где время равно нулю, ставится 0:00
Для скорости добавления фразы её необходимо копи-пастить из предыдущих отчётов, меняя время.

Последовательность внедрения рабочих отчётов

Внедрить ежедневные отчёты в повседневную работу подразделения/компании бывает крайне сложно, а порой и невозможно без параллельного проекта по внедрению регулярного менеджмента. Подробности о регулярном менеджменте читайте в статье “ ”.Здесь же я кратко обозначу 2 основных этапа:

Первый этап (длительность: 2-3 недели): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах пять наиболее крупных выполненных задач с указанием времени на каждую из них. Реализация: GoogleDocs или текстовые редакторы, возможно сразу система постановки задач.
Второй этап (длительность: 3 недели и далее): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах все задачи с указанием затраченного времени. Реализация: Битрикс24 или другая система постановки задач.

Когда рабочий отчёт может быть лишним

Для профессий, где выполняются однотипные повторяемые действия, имеет смысл вместо отчёта вводить норму на количество выполненных задач. Изначально оценивается желаемое среднее время на выполнение одной задачи. Далее норма вычисляется путём нехитрого действия: <количестов рабочих часов> разделить на <норма времени на выполнение одной задачи>.

Например, у оператора колл-центра может быть норма: 90 звонков в день, 4 продажи и т.д. В этом случае руководитель смотрит на отклонение от нормы, а не на рабочий отчёт. Аналогичной будет ситуации и с рабочим, которые выпускает однотипные детали.

Мне регулярно задают следующий вопрос: “Насколько часто рекомендуется проверять рабочие отчёты сотрудника?” Ответ банален: “Настолько, насколько необходимо, чтобы обеспечить приемлемую для компании и руководителя эффективность работы конкретного сотрудника” .

На начальном этапе (1-1,5 месяца) внедрения рабочие отчёты важно проверять каждый день у всех. Впоследствии у некоторых сотрудников достаточно их проверять 1 раз в 1-2 недели, у кого-то каждый день.

Если же человек работает с отчётами уже 1 год, а вы вынуждены проверять его отчёт каждый день - вы не дорабатываете как руководитель: не обеспечиваете должное воздействие на подчинённого или держите малоэффективного сотрудника.