Новая страница 1

Подготовка к оформлению протокола начинается с назначения даты и времени проведения совещания, определения круга вопросов, которые будут рассмотрены на нем. Это решение обычно оформляется повесткой дня, которая при оформлении протокола будет составлять одну из его частей, а до проведения совещания является документом, с помощью которого оповещаются участники заседания. Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

Протокол оформляется на общем бланке, который обычно включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), места для проставления номера и даты, место для текста протокола, место для заголовка к тексту.

Датой протокола является день проведения заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания, например: 21–24.01.2002.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тесту протокола имеет отличия от оформления этого реквизита в других документах. Как правило, заголовок содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже, например: протокол заседания коллегии; собрания трудового коллектива; совещания начальников структурных подразделений.

Текст протокола включает вводную и основную части.

Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Председатель - должностное лицо, проводящее совещание, его должность в протоколе не указывается; секретарь – лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е. составление и оформление протокола. В постоянно действующих коллегиальных органах секретарь является должностным лицом (Секретарь Ученого совета, Секретарь коллегии и др.).

С новой строки после слова "Присутствовали" перечисляют инициалы и фамилии постоянных членов коллегиального органа в алфавитном порядке, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на заседание из других организаций. Список участников совещания секретарь составляет в день его проведения, т.к. список может не совпадать с первоначально намеченным. С составления списка участников заседания начинается оформление протокола.

При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Оно определяется по итогам регистрации. Списки регистрации передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу. При этом в протоколе указывают: Присутствовали: 57 чел. (список прилагается) .

Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Повестка дня заседания, составленная заранее, должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Ее содержание определяется руководителем, который будет вести заседание. Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабскими цифрами и начинается с предлога «О» или «Об» (отвечает на вопрос «О чем?»). По каждому пункту указываются инициалы и фамилия докладчика – должностного лица, который готовил сообщение по данному вопросу.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

В основной части текста должно содержаться столько же разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Разделы нумеруются той же нумерацией, что и повестка дня. Каждый раздел состоит из трех частей: “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”, которые печатаются от левого поля. После слова “СЛУШАЛИ” в тесте протокола излагают записи речи основного докладчика; после слова “ВЫСТУПИЛИ” – записи высказываний участников обсуждения вопроса; после слова “ПОСТАНОВИЛИ” – изложение постановляющей части соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая – номер принятого решения. Например:

Обычная практика оформления протокола не предусматривает фиксацию результатов голосования, однако в ряде протоколов (например, протоколах общего собрания акционеров) указывается общее количество лиц, принявших участие в голосовании, и распределение голосов «За», «Против», «Воздержались».

Решения, принятые на заседании, доводятся до сведения сотрудников посредством рассылки копий протокола либо выписок постановляющей части. Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов, например решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.

В тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в форме именительного падежа. Изложение записи выступления (обычно в форме третьего лица единственного числа) отделяют от фамилии дефисом.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола. Она может быть краткой, полной или стенографической. Формы протокола отличаются друг от друга только полнотой освещения хода заседания, отличий в оформлении они не имеют.

Краткий протокол – это документ, в котором фиксируются обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол, как правило, ведут только в тех случаях, когда заседание стенографируется или когда заседание носит оперативный характер. По такому протоколу невозможно представить ход обсуждения вопроса, высказанные мнения, замечания, процесс выработки распорядительной части протокола, т.е. управленческого решения.

В полном протоколе фиксируются не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и передается содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему. После вводной части в таком протоколе делается запись «Заседание стенографировалось». Стенограмма является обязательным приложением к протоколу.

Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся во время заседания. Рукописные записи ведет секретарь, именно от его квалификации зависит качество протокола. В данном случае требуется умение вникнуть в суть обсуждаемых вопросов и суметь их точно записать. Эти записи являются черновыми материалами для дальнейшего оформления протокола. В ряде случаев выступающие на заседании передают секретарю записи (тезисы) своих выступлений, которые затем и включаются в текст протокола. Однако чаще секретарь должен рассчитывать только на свои навыки скорописи, конспектирования и стенографирования. После заседания записи секретаря перепечатываются, редактируются и оформляются как официальный документ. Срок подготовки протокола в настоящее время определен в три дня.

Протокол совещания является информационно-распорядительным актом, где осуществляется фиксация процесса обсуждения хозяйственных вопросов на предприятии. Также данный бланк первичной документации содержит в себе решения, принятые участниками собрания. Ведение подобной документации – одна из необходимых составляющих любых собраний на предприятии .

Именно данный протокол отвечает за эффективность исполнения решений по каким-либо вопросам.

Гражданский кодекс Российской Федерации в статье 181 пункт два в подробностях рассматривает порядок оформления данного документа. Существует ряд определенных требований, которые должен соблюдать человек ведущий записи. Ниже мы предлагаем рассмотреть, как составить протокол заседаний и какую информацию в нем необходимо указывать.

Для решения жилищных вопросов законодатель требует обязательного ежегодного проведения собрания

Кто занимается ведением записей

Обязанности по ведению записи хода общего собрания входит в работу секретаря. В обязанности данного человека входит и правильное оформление этого документа. Секретарем совещания может выступить не только лицо, занимающее подобный пост в штате предприятия. Вести протокол заседаний может любой сотрудник, имеющий необходимые должностные полномочия.

Чаще всего, ответственность за составление необходимой документации возлагается на должностных лиц, имеющих знания касаемо решения рассматриваемого вопроса. В том, случае если секретарь плохо разбирается в рассматриваемом вопросе, то данному лицу допускается задавать дополнительные вопросы. Протокол общего собрания должен как можно точно освещать процесс обсуждения.

Помимо создания записей, в задачу секретаря входит процесс подготовки к проведению собрания. В сферу ответственности этого лица входит составление списка участников, разработка схемы самого процесса и работа с первичной документацией предшествующих собраний. Такой подход позволяет выделить ряд вопросов, которые должны быть рассмотрены в первую очередь.

Структура бланка

Для письменной фиксации обсуждаемых вопросов используются специальные бланки, установленные администрацией предприятия. Бланк протокола рабочей встречи имеет определенную структуру и нормативы по его заполнению. Наиболее часто подобные бланки используются для ведения записей в муниципальных и государственных органах. Индивидуальные предприниматели и частные организации предпочитают обычные шаблоны, которые составляются на компьютере.

Несмотря на вышесказанное, данный акт обязан иметь в своей структуре такие необходимые поля:

• реквизиты предприятия, где ведутся переговоры;
• оглавление;
• дата проведения и регистрационный номер документа;
• город, где проводится совещание;
• перечисление рассматриваемых вопросов;
• ключевая часть;
• роспись слушателей, секретаря и руководителя собрания.

Пример составления рассматриваемого документа

Данный бланк составляется на основе видео и аудиоматериалов, которые делаются секретарем в ходе проведения совещания. Составление и заполнение протокола – длительный процесс, который может занимать около пяти дней. В отдельных случаях, которые прописываются законодательством или внутренним распоряжением администрации предприятия, для составления бланка могут быть установлены жесткие сроки. Ниже мы предлагаем рассмотреть пример оформления протокола совещания.

Протокол - документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях

В данном поле указывается наименование акта . В конкретной ситуации пишется слово «Протокол». Далее нужно дать определение собранию и коллегиальному органу, ответственному за проведение собрания. В приведенном примере мы будем рассматривать «Протокол производственного совещания».

Место и дата проведения, порядковый номер

При составлении протокола необходимо указать регистрационный номер этого документа. В большинстве компаний, порядковый номер этого бланка идентичен номеру собрания. Отсчет ведется от начала календарного года. В учебных учреждениях при ведении нумерации документов, отсчет ведется с первого дня начала учебного года. В том случае, когда протокол общего собрания регистрирует решения временно действующей коллегии, акту присваивается номер идентичный сроку действия полномочий коллегии.

В графе дата – указывается день, в котором было проведено совещание. В том случае, если подобное собрание заняло несколько рабочих дней, следует указать дату начала переговоров и окончания обсуждения вопросов. На данный момент необходимо обратить особое внимание, так как наличие пропущенных полей может стать причиной потери юридической силы документа. Пример заполнения поля дата: «13.04.2009 – 15.04.2009» или «11 ноября 2015 – 13 ноября 2015».

Ниже представлен шаблон протокола совещаний:

ЗАО «Металлург»

Протокол
производственного собрания

Отдела маркетинга
04.11.2017 год. ____________№5
Город Москва.

Графа «Место составления» должна указываться в обязательном порядке. В этом поле указывается название точки местности, где проходило собрание. Допускается пропуск заполнения этой графы в том случае, когда название предприятия включает в себя название города. В виде примера можно привести такие названия, как «Рязанский Металлург» или «Омский деревообрабатывающий завод».

Вышеуказанная форма составления оглавления бланка, используется как частными предприятиями, так и муниципальными учреждениями.

Вводная часть

В первом абзаце вводной части рассматриваемого документа указывается фамилия и инициалы председателя собрания. Здесь следует указать фамилию и должность работника предприятия, в чьи полномочия входит проведение собраний. Однако, допускается указать в данном поле, только фамилию сотрудника. Также следует сказать о том, что председатель совещания не всегда является директором компании. Далее следует указать ФИО секретаря, что записывает ход собрания. Если производственное совещание проводится начальником компании, эти данные следует отобразить в протоколе.

Поле «Присутствующие» заполняется перечислением фамилий всех участников собрания. Для того чтобы правильно заполнить данную графу, следует помнить о следующих нюансах:

1. В данном поле фамилии и инициалы работников компании, присутствующих во время общего собрания, указываются согласно алфавитному порядку. Нужно сделать акцент на том, что занимаемые ими должности в этой графе не указываются.
2. Если в процессе заседания участвовало более пятнадцати человек, следует создать отдельное приложение, где будут перечислены их фамилии и инициалы. Данное приложение впоследствии прикрепляется к протоколу.
3. При наличии на собрании представителей других компаний и лиц, приглашенных из других предприятий, нужно добавить в подготовленный бланк, графу «Приглашенные». В данном поле указываются данные приглашенных лиц. Основной нюанс, связанный с заполнением этой графы – обязательное указание должности и названия организации, которую представляет приглашенный.
4. Каждый участник собрания должен подставить подпись в специальном разделе, подтверждая свое присутствие.

Протоколы документируют деятельность постояннодействующих коллегиальных органов

После этого, следует сделать небольшое отступление, а после него внести «Повестку дня». В данном разделе следует указать вопросы, которые были рассмотрены в ходе собрания. Для нумерации каждого пункта этого поля используются арабские цифры. Допускается использование предлогов «о» и «об» при формулировке вопроса. Заполняя данные пункты, нужно указать лицо, выступившее с освещением этого вопроса. В качестве примера можно привести следующую формулировку:

«Об итогах работы за 2016-2017 год
Докладчик: Фадеев М.П»

Вышеуказанный образец протокола общего собрания наглядно демонстрирует структуру этого документа.

Различия кратного и полного протоколов

Существует два основных вида составления протокола: полная и краткая форма. В связи с этим, при оформлении подобного документа очень важно учитывать, какая форма используется для записи собрания. Заполняя краткую форму документа (данная форма используется при оформлении протокола оперативного собрания), в основной части акта указывается следующая информация:

• рассматриваемый вопрос;
• фамилия и инициалы докладчика;
• решение, утверждённое участниками обсуждения.

При написании полного протокола, в данном разделе указывается не только вышеперечисленная информация, но и основные моменты, которые наиболее четко характеризуют выступление докладчиков. Также здесь приводятся те сведения и прения, что возникли в процессе собрания. При заполнении полного протокола, следует сделать основной момент на высказанных мнениях участников коллегии, имеющихся замечаниях и возражениях.

Основной раздел

Рассматривая вопрос, как вести протокол совещания образец и примеры, следует уделить особое внимание основой части протокола. В данном разделе следует создать несколько полей, в каждом из которых будут рассмотрены решения вопросов, указанных в повестке дня. При составлении полной формы бланка, в каждом поле создается три графы, где отображаются процесс рассмотрения вопроса и различные нюансы, возникшие в ходе принятия решения.

Название каждой из частей следует указывать прописью, выделяя под каждую графу отдельное поле. В графе «Слушали» указывается фамилия докладчика, который освещает производственный вопрос. Указывать фамилию следует только в именительном падеже. После указания фамилии приводится краткое (или полное) изложение доклада. В том случае, когда изложить информацию невозможно, то полный текст доклада следует приложить в отдельном документе, который выступит в роли приложения к самому акту. При этом, в разделе «слушали» необходимо сделать отметку, что текст выступления развернуто описан в приложении.

После этого следует перейти к заполнению графы «Выступили». В этом поле указываются высказывания прочих участников собрания, которые рассматривали вопрос, лежащий на повестке дня. Здесь также следует указать фамилию и инициалы каждого члена коллегии, выступившего с речью. После указания инициалов следует изложить текст самого выступления.

В графе «Решили» следует зафиксировать решение членов собрания, касаемо вопроса, лежащего на повестке дня. Согласно установленному регламенту, в данном поле необходимо указать полную информацию, вне зависимости от того, какая форма заполнения протокола используется. Если вопрос был решен методом голосования, следует привести общее количество голосов, а также указать, кто из участников собрания проголосовал «против» или «за».

Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения

Ведение протокола совещаний, излагающего суть поставленных вопросов в сжатой форме, требует правильного подхода к заполнению бланка. В этой ситуации, следует приводить только базовую часть информации в графах «Слушали» и «Выступили». После того как документ будет подписан руководителем совещания и секретарем, этот акт вступает в свою юридическую силу. Все установленные решения касаемо вопросов, поднятых на собрании, следует довести до лиц, которые были назначены исполнителями. Для этого исполнительному лицу может быть вручена как копия самого акта, так и выписка с подписью секретаря.

На предприятиях с развитой инфраструктурой, издаются специальные распорядительные документы (распоряжения, постановления или приказы) для организации исполнения требований, указанных в решении.

Методика хранения

Перед сдачей в архив для хранения, данный вид документов категорируется с учетом вида собрания. В качестве архива может выступить как секретариат, так и отдел, занимающийся делопроизводством. Длительность сроков хранения определяется на основе установленных на предприятии правил. Стандартный срок хранения документации составляет 3 года, после чего документы могут быть уничтожены.

Протокол совещаний – акт, упрощающий вынос решений касаемо вопросов, лежащих на повестке дня. С помощью данного документа создаются определенные рамки для выполнения различных поручений в хозяйственной деятельности каждого предприятия. В современных компаниях, для создания подобных бумаг используются специальные электронные ресурсы. Такой подход к делопроизводству значительно упрощает взаимодействие различных подразделений компании.

Одна из священных обязанностей секретаря - подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.

Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.

КАК СЭКОНОМИТЬ ВРЕМЯ?

По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах:

Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.

Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.

Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует:

а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов;

б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.);

в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.

По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.

Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания - обсудить повестку дня и принять по ней решения.

ПОВЕСТКА ДНЯ

Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.

При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:

• Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.

Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.

• Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой . Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.

На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:

Приобретение новой поточной линии;

Технологическая подготовка производства;

Внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования;

Модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков;

Материально-техническое обеспечение производства.

В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.

Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.

• Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания . Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
• Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня . Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.
• Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании , если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.

УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ

Общие требования к участникам мероприятия:

Компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня;

Достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания.

Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы. По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить.

Как всех оповестить

Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия .

Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма (с уведомлением о доставке и прочтении), личного обхода.

Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.), необходимо выяснить причину отсутствия и напомнить сотруднику, который замещает отсутствующего согласно схеме замещения, что он должен присутствовать на совещании.

Полезно будет также занести в календарь на своем компьютере всплывающую подсказку вроде «напомнить заместителю, что он должен присутствовать на планерке».

Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Оповещение участников совещания

Совещание состоится 24.06.2017 в 11:00 в кабинете директора по снабжению.

Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года.

Рассадка участников совещания

Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать:

Высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации);

Владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.;

Представители организаций-партнеров.

Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2).

Пример 2

Схема рассадки

Именные карточки

На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и (или) Ф.И.О. каждого участника. Самый простой вариант - это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис. 1)

Рис. 1. Именная карточка для участника совещания

Бейджи

В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать:

Ф.И.О. участников;

Их должности;

Наименование организации, которую представляет каждый участник;

Населенный пункт, в котором находится указанная организация.

На бейдже также могут быть:

Логотип организации, которую представляет участник;

Логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).

Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров.

Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис. 2).

Рис. 2. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно

Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги. А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся.

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ

На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме - целый день.

Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна.

Перерывы

Если продолжительность совещания превышает астрономический час (60 минут), то необходимо делать перерывы через каждый академический час (45 минут).

На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски (бутерброды, фрукты, сладости) и напитки (чай, кофе, соки, минеральную воду и т.д.).

Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду.

Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, - тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент. Еду на столы лучше не ставить. Будет неловко, если кто-то из участников уронит на деловые бумаги бутерброд или прольет кофе.

Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении. Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись.

Временные рамки

Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована. За соблюдением этого правила следит председатель совещания.

Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.

Уточните у председателя регламент каждого выступления.

Запланируйте перерывы, если это необходимо.

Сложите на калькуляторе все временные отрезки и к полученной сумме прибавьте

О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю. Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет - придется внести коррективы и вновь доложить председателю.

После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания (Пример 3).

ПРИМЕР 3

Повестка дня с временными ограничениями

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ: 5 ОСНОВНЫХ ШАГОВ

Протокол документируют как деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и др.), так и временных коллегиальных органов - различных собраний, совещаний, семинаров и конференций.

Выделяют следующие виды протоколов:

. Краткий протокол - документ, в котором фиксируют Ф.И.О. и должности участников совещания, его тему, основные вопросы, краткое содержание докладов, принятые решения, список задач для каждого ответственного лица. Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях.

. Полный протокол , кроме всего вышеперечисленного, включает подробные записи всех выступлений, мнений, поправок и иных нюансов обсуждения. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания.

Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия.

Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола.

Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол - единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены. В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.

Шаг 1: готовим рабочее место

Чтобы вести протокол было проще, до начала совещания:

. Выберите для себя место в зале , где будет проходить мероприятие. С него должно быть видно всех участников в лицо, хорошо слышны выступления председателя, докладчиков и «реплики из зала» (см. схему рассадки в Примере 2).

. Положите на свой стол список участников совещания с указанием Ф.И.О. и должностей, а также схему рассадки . Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности.

. Запаситесь канцелярскими принадлежностями . Возьмите с собой 2-3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика.

. Проверьте, работает ли оргтехника и другие приборы : часы, диктофон, видеокамера (при их наличии). Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы.

Перед совещанием освежите в памяти основные тезисы всех докладов.

Шаг 2: фиксируем ход совещания

Помимо материалов, подготовленных к совещанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.), протокол составляют на основе звукозаписи, видеозаписи, стенограммы или черновых рукописных записей, которые ведутся во время совещания.

Как вести черновые записи?

1. Подготовьте листы для черновика протокола - их количество зависит от объема повестки дня. На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня (Пример 4).

ПРИМЕР 4

Черновик протокола совещания. Лист № 1

Вопросы, вынесенные на обсуждение, напишите на отдельных чистых листах, оставив достаточно места для записей:

Лист № 2 : «О состоянии работы по заключению договоров поставок цветного и черного металла». Доклад Прохорова П.Д.;

Лист № 3

Лист № 4 : «О транспортном обеспечении поставок». Доклад Медведева В.Ю.;

Лист № 5 : … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 6 : «О состоянии расчетов по заключенным и исполненным договорам закупки сырья и материалов». Доклад Фоминой К.Д.;

Лист № 7 : … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 8 : «О заключении договоров с ООО «Аметист» о поставках стали и сплавов в ОАО «ЭСПЗ». Предложения Телегина И.И.;

Лист № 9 : … (заполняется в ходе совещания).

2. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют. Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом - возможно, они опаздывают. Причины неявок и опозданий выясните после совещания.

Время прихода тех, кто опоздал, фиксируйте прямо в тексте протокола в скобках:

В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания.

3. Заполните пункт «СЛУШАЛИ» . На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф.И.О. и должности ораторов, темы выступлений и их краткое содержание. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты . Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений (тезисами). Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания.

4. Впишите пункт «ВЫСТУПИЛИ» (при необходимости). Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. В полном протоколе каждую подобную реплику надлежит сразу же фиксировать, особенно если она сопровождается фразой: «Прошу занести в протокол». Например:

Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло.

В кратком протоколе

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок , проектов решений и других материалов.

Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол общего собрания акционеров...).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О", "Об", печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:...
ВЫСТУПИЛИ:...
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):...

В разделе "СЛУШАЛИ" приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Примеры оформления полного и краткого протокола приводятся в приложении 16 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. Например: 16-17.06.2010 или 16.06.2010-17.06.2010.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Службы делопроизводства.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.

Выписка из протокола воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет.

Нормативными правовыми актами могут устанавливаться дополнительные требования к некоторым видам протоколов, которые необходимо учитывать при их составлении и оформлении.

Например, при составлении протоколов заседаний совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества должны учитываться требования, установленные следующими нормативными правовыми актами:

• Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах";
• Кодекс корпоративного поведения, одобренный на заседании Правительства Российской Федерации от 28 ноября 2001 г. (протокол № 49), рекомендованный к применению распоряжением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 04 апреля 2002 г. № 421/р.

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

1. Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
2. Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
3. Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
2. Состав присутствующих:

• председатель комиссии;
• ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
• остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.

1. Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
2. Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
3. Решения, которые были приняты в результате совещания.
4. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
5. Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Бланк и образец 2019

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Краткая и полная разновидности

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

1. Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
2. Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
3. Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
4. Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
5. Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.